1. Kto odpowiada za dane
Administratorem danych dotyczących odwiedzania serwisu, obsługi kont, zamówień, kontaktu, rozliczeń i bezpieczeństwa Mailing PRO jest Filhost Filip Łykowski, ul. Osiedle Śląskie 17/43, 65-547 Zielona Góra, NIP 9731083198, REGON 52103808300000. Kontakt w sprawach prywatności: biuro@filhost.pl, telefon 531 774 818 lub listownie na powyższy adres.
Inna rola dotyczy list odbiorców i kampanii Klienta: ich administratorem jest co do zasady Klient, który ustala cel, adresatów i treść wysyłki. Filhost działa w tym zakresie na jego udokumentowane polecenie jako podmiot przetwarzający, zgodnie z umową powierzenia. Niniejsza polityka nie zastępuje informacji, które nadawca kampanii powinien przekazać swoim odbiorcom.
2. Jakie dane i skąd otrzymujemy
- Dane podane przez Klienta lub jego przedstawiciela: imię, nazwisko, firma, dane kontaktowe, adres, NIP, dane konta i dane potrzebne do rozliczeń.
- Dane zamówień i obsługi: wariant usługi, kwoty, daty ważności, potwierdzenia płatności, wersje zaakceptowanych dokumentów, korespondencja i reklamacje.
- Dane techniczne powstające przy korzystaniu z serwisu: adres IP, czas żądania, identyfikatory sesji i konta, informacje o przeglądarce, systemie i zdarzeniach bezpieczeństwa, w tym nieudanych logowaniach.
- Dane powierzane przez Klienta: adresy e-mail i ewentualne dane personalizacji, zawartość szablonów, kampanie i kolejki, informacje o wypisach, błędach, zwrotkach i kliknięciach, konfiguracja serwerów i skrzynek pocztowych.
Dane konta mogą zostać przekazane przez pracodawcę lub organizację, którą reprezentuje użytkownik. Źródłem danych odbiorcy kampanii jest jej nadawca, a nie publiczny formularz rejestracji w Mailing PRO. Informacje o płatności mogą pochodzić z banku lub, przy wybraniu i udostępnieniu tej metody, z Przelewy24.
3. Cele i podstawy prawne
- Zawarcie i wykonanie umowy z osobą fizyczną prowadzącą działalność: art. 6 ust. 1 lit. b RODO, w tym obsługa zamówień, dostępu, płatności i wsparcia.
- Kontakt z przedstawicielami firm i instytucji: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadniony interes to obsługa współpracy i komunikacja z osobami reprezentującymi kontrahenta.
- Obowiązki rachunkowe, podatkowe i inne obowiązki prawne: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
- Bezpieczeństwo, przeciwdziałanie nadużyciom, diagnostyka i dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; interesem jest ochrona usługi, użytkowników oraz praw Filhost.
- Odpowiedź na korespondencję: zależnie od treści art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO.
- Przetwarzanie list i realizacja kampanii: podstawę prawną dla danych swoich odbiorców ustala Klient. Filhost nie uzyskuje przez sam import prawa do wykorzystywania tych danych na własny marketing.
Akceptacja regulaminu i potwierdzenie zapoznania się z polityką nie są zgodą marketingową. Dane nie są sprzedawane ani wykorzystywane przez Filhost do reklamowania innych firm odbiorcom kampanii. Jeżeli odrębna, opcjonalna funkcja wymaga zgody, musi być ona uzyskana osobno i może zostać wycofana bez wpływu na wcześniejszą zgodność przetwarzania.
4. Dostawcy i miejsca przetwarzania
Hosting aplikacji i infrastruktura VPS zapewniana przez Filhost znajdują się w Polsce. Dostawca: eTOP sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 200, 02-222 Warszawa, NIP 5222550755, REGON 016310320. Dostawca przetwarza dane w zakresie koniecznym do utrzymania infrastruktury na podstawie odpowiednich ustaleń powierzenia.
Dostęp w niezbędnym zakresie mogą otrzymywać upoważnione osoby obsługujące usługę, dostawcy wsparcia technicznego związani poufnością i odpowiednimi umowami, podmioty obsługujące księgowość i doradztwo prawne oraz organy uprawnione na podstawie prawa. Dane płatnicze trafiają do banków i, przy płatności Przelewy24, PayPro S.A., ul. Pastelowa 8, 60-198 Poznań, KRS 0000347935, NIP 7792369887. PayPro jest odrębnym administratorem danych związanych ze swoją usługą płatniczą: informacja dla płatników. Podmiotom obsługującym rozliczenia nie przekazujemy z tego powodu baz odbiorców kampanii.
Jeżeli na stronie wypisu aktywna jest ochrona Cloudflare Turnstile, Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, przetwarza sygnały techniczne dotyczące przeglądarki, urządzenia i interakcji w celu wykrywania automatycznych nadużyć. Nie jest to usługa analityki reklamowej. Zgodnie z informacją dostawcy dla zabezpieczania naszej strony działa jako podmiot przetwarzający, a dla ulepszania wykrywania robotów także we własnej roli administratora. Szczegóły: prywatność Turnstile i warunki przetwarzania Cloudflare.
Czcionki interfejsu są dostarczane z hostingu serwisu, bez odpytywania Google Fonts przez przeglądarkę użytkownika. Publiczne strony dokumentów nie korzystają z zewnętrznych czcionek ani narzędzi śledzących.
Umiejscowienie głównych serwerów w Polsce nie oznacza, że wszystkie usługi zewnętrzne przetwarzają dane wyłącznie w Polsce. Przy korzystaniu z dostawców spoza EOG przekazanie wymaga podstawy z rozdziału V RODO, np. decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w zakresie mającym zastosowanie do danego odbiorcy albo standardowych klauzul umownych wraz z oceną wymaganych zabezpieczeń. Cloudflare opisuje stosowane mechanizmy w swoich warunkach. Informację o zabezpieczeniach i ich kopię można uzyskać od Filhost.
Odbiorcy kampanii mogą mieć skrzynki u dostawców w innych krajach. Klient wybiera adresatów oraz, przy własnych serwerach, dostawców SMTP i IMAP, i odpowiada za odpowiednie ustalenia. Opcjonalne moduły niestandardowe korzystające z zewnętrznego API, np. generowania treści, mogą przekazywać wprowadzone do nich materiały wskazanemu dostawcy. Nie należy umieszczać w nich danych osobowych bez ustalenia celu, podstawy, odbiorcy i wymaganych umów; samo udostępnienie modułu nie jest zgodą na dodatkowe powierzenie całej bazy.
5. Jak długo przechowujemy dane
- Dane konta i dane operacyjne Klienta: przez czas współpracy. Po zakończeniu umowy przewidziane jest maksymalnie 30 dni na uporządkowanie, zwrot lub eksport powierzonych danych i ich usunięcie, także z kopii. Wcześniejsze polecenie usunięcia realizowane jest bez zbędnej zwłoki. Dane w tym okresie nie są używane do nowych kampanii. Sam brak płatności nie jest automatycznie zakończeniem umowy.
- Dokumentacja podatkowa i rachunkowa: przez okres wymagany przepisami; w typowym przypadku dokumentów podatkowych do upływu przedawnienia zobowiązania, co do zasady 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Zdarzenia ustawowe mogą przedłużyć ten okres.
- Umowy, potwierdzenia, reklamacje i dowody roszczeń: przez czas niezbędny do rozpatrzenia sprawy i do upływu właściwego terminu przedawnienia, a w razie sporu także do jego zakończenia. Dla roszczeń związanych z działalnością gospodarczą termin wynosi co do zasady 3 lata, z ustawowymi wyjątkami i zasadami liczenia. Zachowanie dowodów nie oznacza przechowywania całej bazy odbiorców.
- Rutynowe logi techniczne i bezpieczeństwa: zasadniczo do 90 dni. Wybrane wpisy dotyczące konkretnego incydentu mogą pozostać dłużej wyłącznie w zakresie niezbędnym do jego wyjaśnienia, wykonania obowiązku prawnego lub ochrony roszczeń. Wpisy dokumentujące umowy i działania rozliczeniowe mają odrębny cel wskazany wyżej.
- Korespondencja bez zawarcia umowy: przez obsługę sprawy i do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że konieczne jest zachowanie określonych informacji jako dowodu roszczeń.
Usuwanie danych jest obowiązkiem organizacyjnym Filhost i obejmuje system produkcyjny, eksporty oraz kopie u dostawcy. Polityka nie oznacza, że każde usunięcie wykonuje automatyczny licznik w aplikacji. Filhost weryfikuje retencję kopii i realizację usunięcia także u podmiotów przetwarzających.
6. Cookies i pamięć przeglądarki
Program używa niezbędnej sesji do logowania i ochrony formularzy. Plik sesji jest plikiem przeglądarki o charakterze sesyjnym; przywracanie sesji przez przeglądarkę może wpływać na jego faktyczny czas pozostawania. Dostęp po stronie programu wygasa po 24 godzinach bez aktywności lub wcześniej po wylogowaniu lub unieważnieniu sesji. Mechanizmy zabezpieczeń mogą przechowywać krótkotrwałe identyfikatory prób i wyzwań.
Pamięć localStorage może zapamiętywać wybrany motyw oraz ustawienia interfejsu do ich zmiany lub usunięcia przez użytkownika. Pamięć sessionStorage służy pomocniczemu zachowaniu stanu interfejsu w karcie. Wyczyszczenie danych witryny usuwa te ustawienia, ale może też wylogować użytkownika lub zakłócić aktualną pracę. Zakres cookies ochrony Cloudflare zależy od aktywnego trybu; opisuje go polityka cookies dostawcy.
Publiczne strony regulaminu, polityki, powierzenia i oferty nie zakładają sesji aplikacji ani nie wymagają cookies. Ta wersja serwisu nie zawiera Google Analytics ani reklamowych pikseli Filhost. Przed dodaniem opcjonalnej analityki lub reklamy wymagającej zgody Filhost udostępni odpowiednią informację i wybór; niniejsza polityka nie udziela takiej zgody za użytkownika.
7. Zwrotki, wypisy i kliknięcia
Na polecenie Klienta program przetwarza raporty zwrotne z podłączonych skrzynek IMAP: odczytuje wiadomości w celu rozpoznania odbiorcy, kampanii i przyczyny niedostarczenia. W bazie mogą zostać zapisane identyfikatory, adresy, klasyfikacja i fragmenty diagnostyczne raportów. Skrzynkę należy przeznaczyć do obsługi zwrotek i ograniczyć dostęp do osób upoważnionych. Filhost nie wykorzystuje treści prywatnej korespondencji do własnych celów.
Link wypisu identyfikuje odbiorcę i listę za pomocą danych i podpisanego identyfikatora. Program zapisuje informację potrzebną do blokowania dalszej wysyłki oraz dowód obsługi żądania. Ręczne porządkowanie listy nie uprawnia do ponownego kontaktowania się z osobą, która skutecznie zrezygnowała.
Jeśli Klient włączy śledzenie kliknięć, odnośnik prowadzi przez adres śledzący, który wiąże zdarzenie z kampanią, odbiorcą i docelowym linkiem. Program może zapisać czas, informacje techniczne żądania i liczniki. Nie dodaje piksela śledzenia otwarć. Klient musi odpowiednio poinformować odbiorców i ustalić podstawę prawną oraz wymagane zgody dla swojej konfiguracji. Nie należy traktować kliknięcia skanera pocztowego jako pewnego działania człowieka.
8. Twoje prawa
Na zasadach RODO przysługują prawa dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych w przypadkach przewidzianych prawem oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego jest bezwzględny w zakresie danych używanych w tym celu. Zgodę, jeśli stanowi podstawę konkretnego przetwarzania, można wycofać w każdej chwili.
Żądania dotyczące konta lub własnych działań Filhost należy kierować na biuro@filhost.pl. Żądania odbiorcy kampanii dotyczące bazy nadawcy powinny trafić do tego nadawcy; jeśli otrzyma je Filhost, pomaga właściwemu administratorowi w ich realizacji. Weryfikacja tożsamości ogranicza się do informacji niezbędnych i proporcjonalnych; nie należy przesyłać dokumentu tożsamości bez uzasadnionego żądania.
Co do zasady odpowiedź na żądanie przysługuje w ciągu miesiąca. W złożonych przypadkach termin może zostać przedłużony na zasadach RODO, z informacją o przyczynach. Można złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl. Skorzystanie z praw nie powinno powodować opłat, z wyjątkami przewidzianymi prawem.
9. Dobrowolność, bezpieczeństwo i zmiany
Podanie danych jest dobrowolne, ale określone dane konta, zamówienia i rozliczenia są niezbędne do zawarcia lub realizacji umowy, a dane wymagane przepisami do wykonania obowiązków prawnych. Bez nich nie będzie możliwa odpowiednia usługa. Nie ma obowiązku podawania informacji niezwiązanych z realizacją zamówienia.
Filhost ogranicza dostęp uprawnieniami, chroni hasła kont funkcją skrótu, stosuje zabezpieczenia logowania i formularzy oraz ochronę zapisanych danych dostępowych do usług. Bezpieczeństwo zależy także od konfiguracji hostingu, SMTP i urządzeń Klienta; nie deklarujemy niemożliwości wystąpienia incydentu. W serwisie nie podejmuje się wobec osoby decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne w rozumieniu art. 22 RODO. Techniczne limity i zabezpieczenia można wyjaśnić przez kontakt z Filhost.
Polityka obowiązuje w wersji z 10 października 2026 r. O istotnych zmianach celów, odbiorców lub zasad Filhost informuje odpowiednio przed ich zastosowaniem. Nowa wersja dokumentu nie jest automatyczną zgodą na nowe cele przetwarzania.
Historia płatności
W celu realizacji i rozliczenia umowy przechowujemy kwotę, datę i status wpłaty, identyfikatory zamówienia i transakcji oraz opłacony okres. Administrator może dopisać udokumentowaną wpłatę historyczną. Klient widzi wyłącznie własne płatności. Dane podlegają okresom przechowywania dokumentacji i dowodów rozliczeniowych wskazanym powyżej.