1. Strony i przedmiot powierzenia
Załącznik do regulaminu Mailing PRO stanowi umowę powierzenia w rozumieniu art. 28 RODO między Klientem oznaczonym w zamówieniu lub indywidualnej umowie („Administrator”) a Filhost Filip Łykowski, ul. Osiedle Śląskie 17/43, 65-547 Zielona Góra, NIP 9731083198 („Przetwarzający”). Kontakt: biuro@filhost.pl, 531 774 818.
Umowa zostaje zawarta wraz z przyjęciem zamówienia obejmującego akceptację tego dokumentu albo w odrębnej formie dokumentowej. Nie obowiązuje wstecz przez samo opublikowanie strony. Jeśli Klient sam działa jako procesor, musi mieć odpowiednie upoważnienie swojego administratora do dalszego powierzenia i przekazuje Filhost wiążące instrukcje. Filhost nie staje się właścicielem list odbiorców.
2. Zakres, cel i czas
Przedmiotem jest elektroniczne przetwarzanie danych niezbędne do utrzymania konta Mailing PRO, przechowywania i porządkowania list, personalizacji i wysyłki kampanii, obsługi wypisów, zwrotek, diagnostyki oraz statystyk zleconych przez Administratora. Operacje obejmują utrwalanie, przechowywanie, odczyt, organizowanie, dopasowanie, przekazywanie do serwerów pocztowych, ograniczanie, eksport i usuwanie.
Kategorie osób: odbiorcy i subskrybenci, kontakty biznesowe i osoby kontaktowe Administratora. Kategorie danych: adres e-mail, opcjonalnie imię, nazwisko, nazwa firmy i zwykłe dane personalizacji, identyfikatory list i kampanii, treść wiadomości, informacje o statusach wysyłki, wypisach, zwrotkach i kliknięciach oraz niezbędne metadane techniczne. Nie zleca się przetwarzania szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO ani danych z art. 10 RODO bez odrębnego, uprzedniego uzgodnienia zabezpieczeń i zakresu.
Powierzenie trwa przez świadczenie usługi i okres niezbędny do uporządkowania, zwrotu i usunięcia danych, nie dłuższy niż 30 dni od zakończenia umowy, chyba że obowiązek dalszego przechowywania określonych danych wynika z prawa. W tym okresie nie wykonuje się nowych kampanii. Bieżące czynności w panelu i uzgodnione zgłoszenia e-mail stanowią udokumentowane polecenia w granicach umowy.
3. Polecenia i poufność
Filhost przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, także w sprawie przekazania poza EOG, chyba że przetwarzania wymaga prawo Unii lub państwa członkowskiego. W takim przypadku przed rozpoczęciem informuje Administratora o obowiązku, o ile prawo tego nie zabrania. Filhost niezwłocznie informuje, gdy jego zdaniem polecenie narusza przepisy ochrony danych.
Dostęp otrzymują wyłącznie osoby upoważnione, w niezbędnym zakresie, zobowiązane do poufności umownie lub ustawowo. Obowiązek poufności trwa po zakończeniu współpracy. Filhost nie wykorzystuje danych do własnych kampanii, sprzedaży baz ani trenowania modeli AI. Usługi zewnętrzne spoza zakresu powierzenia wymagają osobnego ustalenia przed przekazaniem danych.
4. Obowiązki i zabezpieczenia
Filhost stosuje środki adekwatne do ryzyka zgodnie z art. 32 RODO, uwzględniając stan wiedzy, charakter i skalę przetwarzania. Obejmują one zarządzanie dostępem i jego odbieraniem, rozdzielenie danych klientów, zabezpieczenie logowania i sesji, ochronę zapisanych danych dostępowych, aktualizacje i diagnostykę bezpieczeństwa oraz kontrolę osób i dostawców mających dostęp.
Filhost zapewnia konfigurację HTTPS panelu, właściwe dla danego połączenia zabezpieczenie transmisji, ograniczenie dostępu do bazy, kopie zapasowe z kontrolowaną retencją oraz możliwość odtworzenia danych i weryfikację skuteczności zabezpieczeń. Konfiguracja serwerów SMTP bez hasła wymaga ograniczenia dostępu, np. do zaufanej infrastruktury; nie może tworzyć otwartego przekaźnika. Szczegóły środków i informacje konieczne do oceny ryzyka Filhost udostępnia Administratorowi bez ujawniania haseł i danych innych klientów.
Administrator odpowiada za legalność swoich poleceń, podstawę przetwarzania, obowiązki informacyjne, wymagane zgody i ochronę własnych urządzeń oraz danych logowania. Nie zwalnia to Filhost z własnych obowiązków procesora ani z odpowiedzialności za jego działania.
5. Dalsze powierzenie i transfery
Administrator udziela ogólnej pisemnej zgody, także w formie elektronicznej, na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających według opisanych niżej zasad. Dostawcą hostingu aplikacji i VPS jest eTOP sp. z o.o., Al. Jerozolimskie 200, 02-222 Warszawa, NIP 5222550755, REGON 016310320; zakres: infrastruktura, przechowywanie i obsługa techniczna; lokalizacja infrastruktury Filhost: Polska.
Przy aktywnej ochronie wypisu Cloudflare Turnstile może uczestniczyć Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA, w zakresie technicznych sygnałów zabezpieczeń, nie jako dostawca bazy mailingowej. Zasady i role opisuje informacja Turnstile. W zakresie, w którym Filhost przetwarza dane bezpieczeństwa jako odrębny administrator, stosuje się politykę prywatności, a nie niniejsze powierzenie.
Filhost zawiera z podprocesorami umowy nakładające równoważne obowiązki ochrony danych i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie. O planowanym dodaniu lub zastąpieniu podprocesora informuje e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej, podając tożsamość, zakres i miejsce przetwarzania, aby umożliwić uzasadniony sprzeciw. Przed rozwiązaniem sprzeciwu nie przekazuje danych nowemu podprocesorowi. Jeśli nie da się zapewnić akceptowalnego rozwiązania, strony mogą zakończyć objętą zmianą usługę z rozliczeniem niewykorzystanej części opłaty.
Przekazanie danych poza EOG wymaga udokumentowanego polecenia i skutecznej podstawy z rozdziału V RODO wraz z wymaganymi ocenami i zabezpieczeniami. Administrator jest informowany o ich zastosowaniu i może otrzymać kopię. Dostawcy własnych serwerów lub skrzynek wybrani i zakontraktowani bezpośrednio przez Administratora nie stają się automatycznie podprocesorami Filhost; Administrator zapewnia dla nich odpowiednie umowy. Wysyłka do wskazanych odbiorców następuje zgodnie z jego poleceniem.
6. Żądania, incydenty i współpraca
Filhost, biorąc pod uwagę charakter przetwarzania i dostępne informacje, pomaga Administratorowi odpowiadać na żądania osób oraz realizować obowiązki z art. 32–36 RODO, w tym dotyczące bezpieczeństwa, naruszeń, oceny skutków i konsultacji z organem. Żądania dotyczące danych powierzonych przekazuje Administratorowi bez zbędnej zwłoki; nie rozstrzyga samodzielnie o ich realizacji poza udokumentowanym poleceniem lub obowiązkiem prawnym.
O stwierdzonym naruszeniu ochrony powierzonych danych Filhost zawiadamia Administratora bez zbędnej zwłoki. Przekazuje dostępny opis zdarzenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i rekordów, możliwe konsekwencje, środki podjęte lub planowane oraz kontakt do osoby obsługującej incydent. Nie czeka na pełną analizę, jeśli opóźniałoby to zgłoszenie; brakujące informacje uzupełnia etapami. Pomaga zabezpieczyć dowody i ograniczyć skutki. Administrator podejmuje decyzje o zgłoszeniu do organu i osób, bez uszczerbku dla własnych obowiązków Filhost.
7. Weryfikacja i audyt
Filhost udostępnia informacje niezbędne do wykazania spełnienia art. 28 RODO oraz umożliwia audyty, w tym inspekcje, prowadzone przez Administratora lub upoważnionego audytora, i współpracuje przy nich. Strony uzgadniają bezpieczny termin i zakres, uwzględniając poufność danych innych klientów, ciągłość pracy i pilność zdarzenia. Uzgodnienia organizacyjne nie mogą pozbawiać Administratora rzeczywistego prawa kontroli ani opóźniać działań koniecznych przy incydencie.
8. Zwrot i usunięcie danych
Po zakończeniu usługi Administrator wybiera zwrot danych i usunięcie ich kopii albo samo usunięcie. Filhost wykonuje wybór bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 30 dni. Przy braku odrębnego polecenia uzgodniona instrukcja to udostępnienie eksportu na żądanie w tym okresie i usunięcie po jego zakończeniu. Żądanie wcześniejszego usunięcia ma pierwszeństwo. Zakres obejmuje dane produkcyjne, kopie, eksporty oraz dane u podprocesorów.
Filhost organizuje bezpieczne usunięcie i potwierdza je na żądanie; obowiązek nie zależy od istnienia automatycznej funkcji w panelu. Jeśli prawo wymaga zachowania określonych danych, informuje o podstawie i czasie, ogranicza zakres i dostęp oraz nie wykorzystuje ich do innych celów. Kopie zapasowe nie stanowią samodzielnej podstawy do bezterminowego przechowywania. Po odtworzeniu awaryjnym należy ponownie zastosować wykonane wcześniej dyspozycje usunięcia.
W sprawach danych powierzonych ta umowa ma pierwszeństwo przed sprzeczną ogólną klauzulą regulaminu. Wersja: 10 października 2026 r.